Und schon wieder eine Blogparade. Hatte ich schon gesagt, dass ich Blogparaden liebe?
Diesmal geht es um #kopföffner Ein schönes Wort. Und da wir uns alle mit der Zukunft beschäftigen sollten, hoffe ich, denke ich, dass wir zu diesem Thema auch etwas beitragen können.
Nachdem wir schon seit zig Jahren selbständig waren und sind; Achim und ich jeweils alleine und jetzt zusammen, haben wir alles durchgespielt: Homeoffice, externes Büro und jetzt eben mobiles Büro.
Ich erzähle Euch heute einfach mal, wie wir das machen. Was für Geräte haben wir? Und welche Hilfsmittel und Apps nutzen wir für unsere tägliche Arbeit? Mobiles Büro heißt auch fast papierlos. Wir können nicht auch noch Aktenordner und Ablagefächer oder Postkörbe mit uns rumschleppen. Deswegen ist unser Papierverbrauch fast null.
Aber von vorne:
Mein wichtigstes Arbeitsgerät ist mein Smartphone. Ich nutze es tagsüber sehr viel und auch unterwegs bei Fotoshootings. Ich lese Mails, informiere mich auf Twitter und kommuniziere über WhatsApp. Hier richten wir meistens mit Kunden Gruppen ein, um uns schneller abstimmen zu können. Weil ich das Smartphone immer schnell zur Hand nehmen können muss, habe ich lange nach einer vernünftigen Halterung gesucht und auch eine gefunden. Nun habe ich das Gerät immer umhängen. Ich kann es schnell zücken, um ein Foto zu machen oder etwas nachzuschlagen.
Wenn ich irgendwo etwas interessantes sehe oder in einer Zeitschrift etwas lese, dann mache ich davon ein Foto. Ist es eine Webadresse, öffne ich sie und schaue, ob ich mir diese Seite merken muss. Dann kommt der Link in Google Notizen. Ist er auch für andere interessant, verschicke ich ihn. Oder ich tweete ihn, wenn ich glaube, dass das noch mehr Leute interessieren könnte.
Buchhaltung
Für die Buchhaltung nutzen wir Scanbot. Hiermit können wir Belege sehr gut erfassen und sie werden bei uns sofort in GoogleDrive geladen. Von dort kann die Buchhalterin sie einsehen oder sich herunterladen. Weiterhin nutze ich noch Numbers, um verschiedene Statistiken zu erstellen. Hier tippe ich meistens die Beträge einfach ab und füge sie in Tabellen ein.
Die vorbereitende Buchhaltung erledige ich am iPad. Hier liebe ich den Splitscreen. So kann ich mir zwei Dokumente nebeneinander legen und sie abgleichen. Zum Beispiel, ob für alle Buchungszeilen die Belege vorliegen. Leider funktioniert der Stift nicht auf jedem Dokument und da man keine zwei Dokumente aus einer App nebeneinader legen kann, behelfe ich mir oft mit einem Screenshot, den ich anschließend wieder lösche.
Arbeitsalltag
Google Maps sagt uns hoffentlich, wo wir unterwegs etwas einkaufen können oder etwas reparieren lassen können.
Während meiner Arbeit als Non-Mystery-Guest erfasse ich meine Beobachtungen in einer einfachen Pages Tabelle, die ich als Vorlage gespeichert habe. Es gibt zwei Spalten. Eine für das Foto und die zweite für meine Anmerkungen.
In Besprechungen nutze ich die App Notizen. Ich hatte gehofft, dass ich das iPad wie einen Notizblock nutzen könnte und einfach etwas mit dem Stift notieren könnte. Entweder schreibe ich so komisch oder ich habe noch nicht die richtige App gefunden. Ich mag nicht, dass sie meine Schrift ändern und auch die Anordnung verändern. Meistens reichen aber ein paar Stichworte aus.
Selbst wenn wir zum Beispiel Arbeitspläne in Papier ausgehändigt bekommen, fotografieren wir sie ab, weil man so besser Informationen untereinander austauschen kann.
Visitenkarten oder Flyer, die wir ausgehändigt bekommen, werden auch abfotografiert bzw. mit Scanbot erfasst. Leider lässt die Texterkennung hier noch zu wünschen übrig sonst könnte man sehr gut nach Kontakten suchen.
Administration
Zur Akquise und Auftragsbearbeitung nehmen wir seit Neuestem Tapforms. Hier können wir alles wichtige zu Kunden und eventuellen Neukunden notieren.
Wichtige Belege scanne ich auch mit Scanbot und diese werden auch in GoogleDrive abgelegt. Die Papierversion hebe ich zusätzlich noch auf. Dafür habe ich zwei sogenannte Frösche (die sind leider aus Plastik – gibt es da inzwischen was umweltfreundlicheres?). Auf einem hefte ich die geschäftlichen Belege ab und auf dem anderen die privaten. Dazu habe ich einen sehr kleinen flachen mobilen Locher.
Papier
Manchmal bekommen wir bei einer Schulung oder bei einem Barcamp einen Notizblock geschenkt. Wenn ich diese nicht weiter verschenke, nutze ich sie selber. Ich habe einen Bleistift, einen Kugelschreiber und einen Tintenfüller dafür. Einige Postkarten, die wir auch mal geschenkt bekommen oder gratis Postkarten habe ich auch dabei. Genauso bekommt man manchmal z.B. beim Arztbesuch einen Briefumschlag mit ausgehändigt. So habe ich immer einen parat, falls ich mal etwas verschicken muss. Einige Büroklammer, die man auch mal bekommt, ergänzen mein Büro. Eine Rolle Klebeband gibt es noch und ein paar Sichthüllen.
Geräte
Ich nutze ein iPhone mit Halterung und ein iPad Pro mit Standfuß und externer Tastatur.
Achim hat inzwischen wieder einen iMac und nutzt dazu eine externe Tastatur sowie ein Wacom Tablet mit Stift für die Fotobearbeitung. Dazu gesellen sich ein paar mobile Festplatten und eine Kabelkiste. Als Backup werden die Fotos auf einer zweiter Festplatte gespiegelt, die wir ab und zu an Freunde schicken. Achim hat auch noch einen Laptop und ein iPhone.
Wir haben immer einige Mehrfachstecker dabei und eine ganze Sammlung an Ladekabeln.
Damit wir mit allen Geräten auch immer online sein können, haben wir einen mobilen Router und mittlerweile eine beachtliche Sammlung an SIM-Karten aus verschiedenen Regionen/Ländern von unterschiedlichen Anbietern.
Vorteil
Wir sparen Unmengen an Papier oder Druckerpatronen und Plastik. Das gesamte Büro ist innerhalb weniger Minuten transportfähig und kann überall dort aufgebaut werden, wo es einen Schreibtisch und WLAN gibt.
Nachteil
Mit der ein oder anderen Institution oder Kunden gibt es Diskussionen, weil partout auf Papier beharrt wird und zum Beispiel eine Rechnung als PDF nicht akzeptiert wird. Etwa zwei Mal pro Jahr müssen wir tatsächlich etwas ausdrucken. Das geht dann meistens beim Kunden oder im Hotel. Ab und zu müssen wir auch etwas per Post verschicken. Es ist zeitaufwendig, entsprechende Apps oder Anbieter zu suchen, die digital funktionieren.
Fazit
Es geht. Man kann eine Firma von einem mobilen Büro aus führen. Einiges spart viel Zeit, anderes ist etwas mühsamer. Aber Ressourcenverbrauch ist außer Strom sehr gering.